Permessi per motivi personali o familiari dei dipendenti pubblici: quante ore spettano e quando possono essere negati
Una convocazione a scuola per un figlio, un problema familiare improvviso, una pratica che non può essere rinviata o un impegno personale incompatibile con l’orario di servizio: sono situazioni comuni, ma non sempre è chiaro quale permesso possa utilizzare un dipendente pubblico.
La risposta cambia in base al comparto di appartenenza. Per molti lavoratori pubblici sono previste 18 ore retribuite ogni anno, mentre nella scuola la disciplina distingue tra personale docente e ATA. Anche le regole sulla documentazione e sulla possibilità dell’amministrazione di rinviare o negare la richiesta non sono identiche.
Non esiste quindi un unico “permesso per motivi familiari” valido allo stesso modo per tutto il pubblico impiego. Prima di presentare la domanda bisogna individuare il proprio CCNL e distinguere questi permessi da ferie, permessi brevi da recuperare, Legge 104 e assenze per visite mediche.
Quante ore di permesso spettano ai dipendenti pubblici
Nei comparti Funzioni centrali, Funzioni locali e Sanità, la disciplina contrattuale riconosce generalmente 18 ore retribuite all’anno per particolari motivi personali o familiari.
Rientrano nelle Funzioni centrali, per esempio, i dipendenti di ministeri, agenzie fiscali ed enti pubblici non economici. Le Funzioni locali comprendono il personale di Comuni, Province, Città metropolitane e Regioni. Il comparto Sanità riguarda il personale non dirigente delle aziende e degli enti del Servizio sanitario nazionale.
La disciplina non si estende automaticamente a tutto il pubblico impiego. Forze di polizia, Forze armate, Vigili del fuoco e altre categorie con ordinamenti specifici devono fare riferimento alle rispettive disposizioni e agli accordi applicabili.
Il primo controllo da effettuare è quindi il comparto indicato nel contratto individuale o nel cedolino, perché il numero dei giorni o delle ore e le modalità di utilizzo possono cambiare.
Permessi personali e familiari nelle Funzioni centrali
Per il personale delle Funzioni centrali sono previste 18 ore di permesso retribuito nell’anno per particolari motivi personali o familiari.
I permessi:
- non riducono le ferie;
- sono validi ai fini dell’anzianità di servizio;
- non possono normalmente essere utilizzati per meno di un’ora;
- possono essere cumulati per coprire un’intera giornata;
- sono riproporzionati in caso di rapporto di lavoro a tempo parziale.
Il CCNL delle Funzioni centrali precisa che la concessione deve essere compatibile con le esigenze di servizio.
Se il permesso copre l’intera giornata, dal monte annuale viene sottratta una durata convenzionale stabilita dal contratto, non necessariamente coincidente con tutte le ore che il dipendente avrebbe lavorato quel giorno. È quindi importante controllare la decurtazione applicata dall’ufficio del personale.
Funzioni locali: 18 ore anche nel nuovo contratto
Anche per i dipendenti di Comuni, Province, Città metropolitane e Regioni sono previste 18 ore retribuite all’anno.
Il CCNL Funzioni locali 2022-2024, sottoscritto il 23 febbraio 2026, stabilisce che i permessi possono essere richiesti per motivi personali o familiari senza necessità di una specifica documentazione o giustificazione.
La richiesta resta soggetta alla compatibilità con le esigenze di servizio. Se l’amministrazione non la accoglie, il diniego deve essere motivato e formalizzato: non è quindi sufficiente un rifiuto generico o soltanto verbale.
Il permesso può essere utilizzato anche per l’intera giornata. In questo caso, dal monte di 18 ore viene sottratta la durata convenzionale prevista dal contratto.
Per il part-time il monte ore deve essere riproporzionato. ARAN propone, per esempio, il caso di un dipendente in part-time verticale su quattro giorni rispetto ai cinque del tempo pieno: il monte annuale passa da 18 ore a 14 ore e 24 minuti. Il calcolo cambia in base alla distribuzione concreta dell’orario.
Sanità: come funzionano le 18 ore annuali
Nel comparto Sanità spettano 18 ore di permesso retribuito nell’anno solare per motivi personali o familiari.
L’articolo 51 del CCNL Sanità 2019-2021 prevede che:
- i permessi non riducano le ferie;
- siano validi ai fini dell’anzianità di servizio;
- possano essere utilizzati per frazioni di ora dopo la prima ora;
- possano coprire anche un’intera giornata;
- siano riproporzionati nei rapporti a tempo parziale;
- sia corrisposta l’intera retribuzione prevista dal contratto.
La fruizione deve essere compatibile con le esigenze di servizio, particolarmente rilevanti nelle strutture sanitarie organizzate su turni.
Nella stessa giornata questi permessi non possono normalmente essere sommati ad altre assenze fruibili a ore. Il contratto prevede però alcune eccezioni, tra cui i permessi della Legge 104 e quelli disciplinati dal decreto legislativo 151/2001.
Scuola: tre giorni per i docenti e 18 ore per il personale ATA
Nel comparto Scuola la disciplina è differente.
Il personale docente a tempo indeterminato può richiedere tre giorni di permesso retribuito per anno scolastico per motivi personali o familiari, documentabili anche mediante autocertificazione.
Per il personale ATA sono previste 18 ore retribuite nell’anno scolastico, corrispondenti ai tre giorni, fruibili anche su base oraria. ARAN ha chiarito che la motivazione deve essere indicata e documentata, anche attraverso autocertificazione, ma non è sottoposta a una valutazione discrezionale del dirigente scolastico.
Anche il personale docente, educativo e ATA con contratto fino al 31 agosto o al 30 giugno ha diritto a tre giorni retribuiti nell’anno scolastico. La previsione è contenuta nel CCNL Istruzione e ricerca 2019-2021.
La disciplina può cambiare per le supplenze brevi. In questi casi occorre verificare durata e tipologia del contratto prima di presentare la richiesta.
Quali motivi consentono di chiedere il permesso
I contratti collettivi non contengono generalmente un elenco chiuso delle situazioni ammesse. La formula “motivi personali o familiari” è volutamente ampia e può comprendere esigenze diverse, purché reali e riconducibili alla sfera personale o familiare.
Possono rientrare, per esempio, la necessità di accompagnare un figlio a una visita, partecipare a un colloquio scolastico, portare l’auto dal meccanico, recarsi presso un ufficio pubblico in orari incompatibili con il servizio oppure gestire un problema domestico urgente.
La visita medica del dipendente segue invece la disciplina specifica prevista per visite, terapie, prestazioni specialistiche ed esami diagnostici. Anche lutto, matrimonio, donazione di sangue, concorsi e assistenza ai sensi della Legge 104 sono regolati da istituti autonomi. La possibilità di utilizzare il permesso per la singola esigenza deve comunque essere verificata in base al CCNL applicato e alle condizioni previste dal proprio comparto.
Bisogna presentare documenti o autocertificazioni?
La documentazione richiesta dipende dal comparto.
Nelle Funzioni centrali la motivazione deve essere indicata, ma ARAN ha chiarito che non è necessariamente richiesta una documentazione a supporto. Anche il nuovo contratto delle Funzioni locali esclude la necessità di una specifica documentazione o giustificazione.
Nel comparto Sanità il contratto prevede le 18 ore senza necessità di documentazione o giustificazione.
Nella scuola, invece, i motivi personali o familiari devono essere documentati anche mediante autocertificazione. L’orientamento ARAN sul personale scolastico precisa che l’autocertificazione comporta una responsabilità diretta del dipendente sulla veridicità di quanto dichiarato.
Le amministrazioni possono inoltre adottare moduli e procedure interne. La richiesta deve quindi contenere almeno il giorno, l’orario, la durata e la causale prevista dal contratto applicabile.
L’amministrazione può negare il permesso?
La risposta dipende dalla formulazione del CCNL.
In diversi comparti i permessi sono concessi compatibilmente con le esigenze di servizio. Questo consente all’amministrazione di valutare l’impatto dell’assenza sull’attività dell’ufficio, ma non legittima rifiuti automatici o privi di una ragione organizzativa concreta.
Nel comparto Funzioni locali, il contratto attualmente in vigore stabilisce espressamente che il diniego debba essere motivato e formalizzato.
Nella scuola, quando il dipendente indica e documenta correttamente il motivo personale o familiare, il dirigente non è chiamato a valutare se quell’esigenza sia abbastanza importante secondo criteri personali. Può però verificare la correttezza della domanda e della documentazione prodotta.
Presentare la richiesta con un anticipo ragionevole, quando l’esigenza è prevedibile, permette all’amministrazione di organizzare il servizio e riduce il rischio di contestazioni.
Permesso retribuito o permesso breve da recuperare?
I due istituti non devono essere confusi.
Il permesso per motivi personali o familiari è retribuito e viene sottratto dal monte annuale previsto dal CCNL. Non deve essere recuperato.
Il permesso breve, invece, consente di assentarsi per un periodo limitato, ma le ore utilizzate devono essere recuperate entro il termine stabilito dal contratto. Se non vengono recuperate, l’amministrazione può applicare una trattenuta sulla retribuzione.
Prima di compilare la richiesta è quindi importante selezionare la causale corretta nel sistema presenze o nel modulo interno.
FAQ sui permessi personali e familiari nel pubblico impiego
Quanti giorni per motivi personali spettano a un dipendente pubblico?
Dipende dal comparto. Funzioni centrali, Funzioni locali e Sanità prevedono generalmente 18 ore annuali. Nella scuola spettano tre giorni ai docenti e 18 ore al personale ATA.
Le 18 ore possono essere usate per una giornata intera?
Sì, nei comparti che lo prevedono possono essere cumulate per coprire l’intera giornata. Dal monte annuale viene sottratta la durata convenzionale stabilita dal CCNL.
È obbligatorio spiegare il motivo del permesso?
La regola varia. In alcuni comparti è sufficiente indicare che la richiesta riguarda un motivo personale o familiare, senza specifica documentazione. Nella scuola il motivo deve essere documentato anche mediante autocertificazione.
I permessi personali riducono le ferie?
No. Nei principali comparti contrattualizzati i permessi retribuiti per motivi personali o familiari non riducono le ferie e sono validi ai fini dell’anzianità di servizio.
Le 18 ore spettano interamente anche a chi lavora part-time?
Generalmente no. Nei comparti che prevedono un monte orario annuale, le 18 ore vengono riproporzionate in base alla tipologia e all’articolazione del part-time.
Il dirigente può chiedere quale sia il motivo personale?
Dipende dal CCNL applicato. Quando la motivazione deve essere indicata, il dipendente è tenuto a dichiararla. L’amministrazione deve comunque trattare le informazioni personali secondo criteri di necessità e riservatezza.
Fonti bibliografiche:
- ARAN, CCNL Comparto Funzioni centrali 2019-2021, articolo 25.
- ARAN, CCNL Comparto Funzioni centrali 2025-2027, sottoscritto il 6 agosto 2026.
- ARAN, CCNL Comparto Funzioni locali 2022-2024, articolo 32, sottoscritto il 23 febbraio 2026.
- ARAN, CCNL Comparto Sanità 2019-2021, articolo 51.
- ARAN, CCNL Comparto Istruzione e ricerca 2019-2021.
- ARAN, orientamenti applicativi sui permessi per motivi personali o familiari nei diversi comparti.
- DPR 28 dicembre 2000, n. 445, in materia di autocertificazione.
